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职涯规划|老板看不懂的讯息,都是员工的错?活用《麦肯锡写作技术与逻辑思考》储备远程工作必备的书面表达能力!

Ivy看了这本书提升汇报工作的表达能力。在工作上比起口头沟通,我更需要大量的文字沟通。有时候主管不在办公室,或我们刚好在外面,还有未来远端工作的盛行,书面表达能力只会越来越重要。

当初我买这本书,是想要在汇报工作时,我能用一句话回复主管所想知道的答案,因为主管会一直问来问去我觉得超烦啊,想一句话搪塞他。或者是Ivy表达不够清楚,所以主管才问题一堆,于是刚好看到这本书,我的救星!

问题一、报告很详细,为什么被臭骂?

主管:最近公司业绩如何?
员工:是……。最近一季销售额为两百万。营业利益一百万,自由现金流量为九十万。昨天股票收盘价……。
主管:喔!所以呢?
员工:还有销售成本……
主管:我是问你「业绩怎么样?好还是不好?」
员工:喔!似乎回升了不少。
主管:好啦!有上升就是了,我知道了……。

你们也有这样类似经验吗?回复主管不是他要的答案?

主管要的是「评价」讯息,可是员工却不断传递「记述」讯息,原来讯息还有分类呀!

问题二、讯息百百种,差别在哪?

|记述讯息|
描述事务的景象和现象本身叫记述讯息。

例如:「这个宝特瓶得容量为五百毫升。」先不管传递者传达这句话的意图或暗示,他就是在表示这个宝特瓶的容量为五百毫升。 「东京铁塔高三百三十三公尺」、「A公司共有五千名员工」,这都是记述讯息,同时也都在描述一个现象。

|评价讯息|
表达某一景象或现象的好坏叫评价讯息。跟前面相反,评价讯息表现出情况或现象的好坏。例如:「这个宝特瓶真漂亮。」、「东京铁塔是一座美丽的高塔。」。

这些都是属于评价讯息,都强调表现出「好」的解释。像我们去一家餐厅吃饭后,会去评论这家餐厅好不好吃。

|规范讯息|
要求事物应有的状态,以及人该采取的行动叫规范讯息。例如:「这个宝特瓶的容量应该要有五百毫升。」、「游客应该登上东京铁塔。」

这些都是属于规范讯息,但规范讯息有很多种表现方式。例如,请求式的「拜托你,登上东京铁塔吧」,还有命令式的「你一定要登上东京铁塔。」也都属于规范讯息。

以上三种讯息,可以运用在职场上不同的状况,如果是公司角度想规范制度,就用规范讯息,若是主管问我们业绩如何,我们就可以使用评价讯息。

小结一下本书中所提到的,这三种讯息是可以互相运用的。或者我们使用记述讯息,对方会以为是评价讯息,而影响了对产品的看法。例如:「这台电脑耐用度很高」,「耐用度高」为记述讯息。没有清楚表达好坏的判断,但接收者通常会认知:耐用高=好。是不是很好玩!

问题三、那怎么把讯息表达清楚?

|说话没主语,别怪人家不懂你意思|
我们亚洲文化,习惯讲话模糊又迂回,反而是造成沟通不良的地方。我们比较不常使用主词,例如:英文的「I love you」,中文我们通常习惯说「爱你」或「喜欢你」,我们会省略主语,但在职场上省略主语是大忌,善用主语,影响别人思考为首要关键!

职场上有些人讲话都讲关键字,不把句子讲清楚,我们怎么听得懂呀? !我们秘书/特助,在这方面真的是扮演关键角色,有时候还要负责翻译中文。所以,避免误会,建议还是把主语叙述出来,我们可以参照下面这个例子:

|让对方自行解释主词,很不保险|

欠缺主语容易造成很大的误解,讯息中这两位大大,沟通根本不在一个频率上呀!只顾着讲自己的话。由于我们要申请大陆营业执照才有办法使用大陆某厂商的系统。他们所讲的厂商完全是不同方向的,一个是营业执照厂商,一个是系统的厂商。所以表达越仔细越好,包括厂商名字、具体的事情等等,除非你们默契很好,不需要主语帮忙,否则,请记得把句子的完整结构表达清楚。

|想要活化思考,加上及物动词就对了|
想像一下,如果车站广播是「请注意,车长要关门了」,可能会发生什么状况?月台上想要上车的乘客会嚷嚷:「先不要关!」、「为什么关起来了?」,可能会开始找对象来交涉或提出要求。

使用及物动词,可以意识到行为者,因为行为者是活生生的人,他抱持着意图、意志、希望,传达给接收者后,可以刺激对方脑部。因此,在逻辑表现上,作者鼓励大家使用及物动词来思考事情。

|要对方别想、照办,你就用不及物动词|
「门要关了!」听起来如何?感觉像门会开开关关是自然现象。听起来就像契约书上面会出现的「不可抗拒的力量」,找不到行为者,「无奈」只好接受。

|讯息传达,由上而下效果更好|
别卖弄悬疑,一开始就讲重点。一开始上述对话,当老板问我们公司业绩状况时,老板只是想知道重点结果,是「好」还是「不好」?在传达最终讯息给对方的阶段中,由上而下法最具效果。最好不要表达像推理剧或悬疑剧,直到最后才揭晓谜底。

也让我想到另外一本书,曾在《开口就说重点》这本书中读到,作者斋藤孝所提出的「一分钟沟通」训练法,他提倡任何发言都务必在一分钟内迅速完成,透过日常的训练,不断整理、练习、检视自己的沟通内容,成为一个口条俐落、思绪敏捷的演说者。

在开会中,让对方接收的资讯都是重点中的重点,避免多余的杂音、赘词干扰,「不浪费对方的时间,便是最好的礼貌」。更多沟通技巧的实务演练,可以参考我们的人物专访系列,人物专访|花旗银行数据分析师——王荣翰:远距最重要的软技能,具备「同理心」的沟通技巧,了解不同产业的专家,都是怎么沟通的。

四、总结

在社交媒体的时代,远程工作者无法即时接电话的工作情境时,文字表达能力越来越重要,再者,职场上如何表达让主管直接抓到重点,让主管听到他想听的话,而不是自顾自地表达我们想表达的,文字表达也是成为一种现代人必备沟通技能,要怎么表示让人听得懂,以及运用文字的力量影响对方进而达到我们想达到的目标。

若你想要成为文字工作者,也欢迎延伸阅读我们之前的专访,职人专栏|时尚编辑转行小说家、作词人——孙旭的写作力书单,通过阅读、写作的循环,全面实现你的远距作家人生!

书单链接:麥肯錫寫作技術與邏輯思考:為什麼他們的文字最有說服力?看問題永遠能擊中要害?

图片来源:博客来

Source:ÏVNÑING

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