职涯规划｜老板看不懂的讯息，都是员工的错？活用《麦肯锡写作技术与逻辑思考》储备远程工作必备的书面表达能力！
Ivy看了这本书提升汇报工作的表达能力。在工作上比起口头沟通，我更需要大量的文字沟通。有时候主管不在办公室，或我们刚好在外面，还有未来远端工作的盛行，书面表达能力只会越来越重要。
当初我买这本书，是想要在汇报工作时，我能用一句话回复主管所想知道的答案，因为主管会一直问来问去我觉得超烦啊，想一句话搪塞他。或者是Ivy表达不够清楚，所以主管才问题一堆，于是刚好看到这本书，我的救星！
问题一、报告很详细，为什么被臭骂？
主管：最近公司业绩如何？
员工：是……。最近一季销售额为两百万。营业利益一百万，自由现金流量为九十万。昨天股票收盘价……。
主管：喔！所以呢？
员工：还有销售成本……
主管：我是问你「业绩怎么样？好还是不好？」
员工：喔！似乎回升了不少。
主管：好啦！有上升就是了，我知道了……。
你们也有这样类似经验吗？回复主管不是他要的答案？
主管要的是「评价」讯息，可是员工却不断传递「记述」讯息，原来讯息还有分类呀！
问题二、讯息百百种，差别在哪？
｜记述讯息｜
描述事务的景象和现象本身叫记述讯息。
例如：「这个宝特瓶得容量为五百毫升。」先不管传递者传达这句话的意图或暗示，他就是在表示这个宝特瓶的容量为五百毫升。 「东京铁塔高三百三十三公尺」、「Ａ公司共有五千名员工」，这都是记述讯息，同时也都在描述一个现象。
｜评价讯息｜
表达某一景象或现象的好坏叫评价讯息。跟前面相反，评价讯息表现出情况或现象的好坏。例如：「这个宝特瓶真漂亮。」、「东京铁塔是一座美丽的高塔。」。
这些都是属于评价讯息，都强调表现出「好」的解释。像我们去一家餐厅吃饭后，会去评论这家餐厅好不好吃。
｜规范讯息｜
要求事物应有的状态，以及人该采取的行动叫规范讯息。例如：「这个宝特瓶的容量应该要有五百毫升。」、「游客应该登上东京铁塔。」
这些都是属于规范讯息，但规范讯息有很多种表现方式。例如，请求式的「拜托你，登上东京铁塔吧」，还有命令式的「你一定要登上东京铁塔。」也都属于规范讯息。
以上三种讯息，可以运用在职场上不同的状况，如果是公司角度想规范制度，就用规范讯息，若是主管问我们业绩如何，我们就可以使用评价讯息。
小结一下本书中所提到的，这三种讯息是可以互相运用的。或者我们使用记述讯息，对方会以为是评价讯息，而影响了对产品的看法。例如：「这台电脑耐用度很高」，「耐用度高」为记述讯息。没有清楚表达好坏的判断，但接收者通常会认知：耐用高＝好。是不是很好玩！
问题三、那怎么把讯息表达清楚？
｜说话没主语，别怪人家不懂你意思｜
我们亚洲文化，习惯讲话模糊又迂回，反而是造成沟通不良的地方。我们比较不常使用主词，例如：英文的「I love you」，中文我们通常习惯说「爱你」或「喜欢你」，我们会省略主语，但在职场上省略主语是大忌，善用主语，影响别人思考为首要关键！
职场上有些人讲话都讲关键字，不把句子讲清楚，我们怎么听得懂呀？ ！我们秘书/特助，在这方面真的是扮演关键角色，有时候还要负责翻译中文。所以，避免误会，建议还是把主语叙述出来，我们可以参照下面这个例子：
｜让对方自行解释主词，很不保险｜
欠缺主语容易造成很大的误解，讯息中这两位大大，沟通根本不在一个频率上呀！只顾着讲自己的话。由于我们要申请大陆营业执照才有办法使用大陆某厂商的系统。他们所讲的厂商完全是不同方向的，一个是营业执照厂商，一个是系统的厂商。所以表达越仔细越好，包括厂商名字、具体的事情等等，除非你们默契很好，不需要主语帮忙，否则，请记得把句子的完整结构表达清楚。
｜想要活化思考，加上及物动词就对了｜
想像一下，如果车站广播是「请注意，车长要关门了」，可能会发生什么状况？月台上想要上车的乘客会嚷嚷：「先不要关！」、「为什么关起来了？」，可能会开始找对象来交涉或提出要求。
使用及物动词，可以意识到行为者，因为行为者是活生生的人，他抱持着意图、意志、希望，传达给接收者后，可以刺激对方脑部。因此，在逻辑表现上，作者鼓励大家使用及物动词来思考事情。
｜要对方别想、照办，你就用不及物动词｜
「门要关了！」听起来如何？感觉像门会开开关关是自然现象。听起来就像契约书上面会出现的「不可抗拒的力量」，找不到行为者，「无奈」只好接受。
｜讯息传达，由上而下效果更好｜
别卖弄悬疑，一开始就讲重点。一开始上述对话，当老板问我们公司业绩状况时，老板只是想知道重点结果，是「好」还是「不好」？在传达最终讯息给对方的阶段中，由上而下法最具效果。最好不要表达像推理剧或悬疑剧，直到最后才揭晓谜底。
也让我想到另外一本书，曾在《开口就说重点》这本书中读到，作者斋藤孝所提出的「一分钟沟通」训练法，他提倡任何发言都务必在一分钟内迅速完成，透过日常的训练，不断整理、练习、检视自己的沟通内容，成为一个口条俐落、思绪敏捷的演说者。
在开会中，让对方接收的资讯都是重点中的重点，避免多余的杂音、赘词干扰，「不浪费对方的时间，便是最好的礼貌」。更多沟通技巧的实务演练，可以参考我们的人物专访系列，人物专访｜花旗银行数据分析师——王荣翰：远距最重要的软技能，具备「同理心」的沟通技巧，了解不同产业的专家，都是怎么沟通的。
四、总结
在社交媒体的时代，远程工作者无法即时接电话的工作情境时，文字表达能力越来越重要，再者，职场上如何表达让主管直接抓到重点，让主管听到他想听的话，而不是自顾自地表达我们想表达的，文字表达也是成为一种现代人必备沟通技能，要怎么表示让人听得懂，以及运用文字的力量影响对方进而达到我们想达到的目标。
若你想要成为文字工作者，也欢迎延伸阅读我们之前的专访，职人专栏｜时尚编辑转行小说家、作词人——孙旭的写作力书单，通过阅读、写作的循环，全面实现你的远距作家人生！
书单链接：麥肯錫寫作技術與邏輯思考：為什麼他們的文字最有說服力？看問題永遠能擊中要害？
Source：ÏVNÑING
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