本月精選

遠距生活|Work From Home 在家工作 保持專注的心法

全球疫情尚未全面緩解,許多公司和學校都跟進全民防疫運動,近日臺灣也開始實行遠距上課、工作,對於公司來說,有些公司因為早已高度數位化,得以快速應變,但也有些公司因為產業特性,遲遲無法彈性部署人力,而手忙腳亂。

對於許多上班族來說遠距工作可能是一個全新的工作體驗,有些人因為沒有辦公室突發的事件干擾,工作效率反而變好了;也有人因為在家,沒有儀式感、誘惑分心的東西變多,反而無法專注,工作效率降低。那,有什麼讓在家高效率遠距工作的秘密心法嗎?

|設定上下班時間|

遠距工作中最怕的就是無止境的上班 (Oncall) 時間,除了讓工作者沒有辦法好好切換休息模式和上班模式,更有可能讓工作者無法有效率的在「有限時間」中完成工作目標,長久下來沒有儀式感的切換也可能讓工作者精神上慢性疲勞。解決這個問題最簡單的方式—就是不要因為在家工作,就忘記尊重工作與生活的分界。

首先,可以在自己的工作行事曆上或工作用的通訊軟體上,更新自己的上下班狀況(例如:”Working” / “Resting”),也可以事先向工作夥伴們溝通自己方便的聯絡時間,將大量溝通任務集中在一起做。

第二,給予上下班時間和地點明顯的分界。比如書桌就是工作的地方,除了工作以外就不要在上面耍廢、追劇,關閉工作用App的提示聲音,並限定自己查看Email 的次數、時間等,都是可以讓自己分清楚上下班分界的方法。

|安排當天最重要的三件工作,突然的任務則另記在一張小紙上|

由於在線上辦公,各種訊息都會即時的跳出通知,有時候我們一整天都忙著處理這些即時訊息卻忘記了當天最重要的工作。這個時候,可以使用一些遠距協作工具在每天開始工作之前安排當天最重要的三件任務,不但讓自己清楚處理事項的先後順序,也可以將每天優先處理事項設為公開給同事、上司們了解目前你的工作進度,向上管理並減少溝通的成本。

再者,執行當天最重要的任務時,不免也可應用番茄工作法GTD時間管理法。最重要的是在任務和任務之中安排一些休息時間,並將相似的任務聚集在一起執行。遠距工作時,可能更經常因為過多的溝通工作,反而分散掉當天的專注力。另外,也可以活用遠距工作最棒的一點 — 靈活的上班時間,安排自己在自己精神和專注力最佳的時間工作,也會有意想不到的高效率。

|了解最常影響自己專注的原因,並降低他們對你的影響|

舉例來說:許多家長來說,影響自己專注最大的原因就是一樣在家遠距學習的孩子;又或許是你亂糟糟的桌面,讓你時不時就分心玩玩桌上的公仔;也有可能是在家中,時不時就想到冰箱翻找食物。

要認知影響自己分心最大的因素最簡單的方法就是:將每次打斷你心流的事務記錄下來,並認清是什麼原因影響了你,並想辦法排除這些因素(例如:跟孩子或伴侶約定你工作的時間和地點、整理桌面、先準備小點心於桌面)。除了降低影響你分心的因素,也可以嘗試使用白噪音、抗噪耳機、燈光的設計等來增強自己專注的環境。

|結語|

對於遠距工作來說,很重要的工作心法就是—「自律」。當我們越來越熟悉遠距工作的節奏,我們也越來越能夠享受遠距工作所附帶的各種好處(靈活的工作地點、靈活的工作時間)。但,我們也沒有辦法一夜之間就能成為專注力達人,而是要像訓練肌肉一樣,當你越習慣和練習長時間專注,就能夠越輕鬆拉長專注的時間(但也不要忘記適時的休息!)另外,也不要輕忽「環境」也是大大影響你專注的關鍵原因之一,身為專業遠距工作者,也請持續投資優化工作環境並試著減少突然打斷工作心流的事件發生!

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