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職涯規劃|如何做好一個遠程工作的 Project manager (專案管理人)?

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隨著現在商業環境的複雜性,組織內的關係不僅有垂直上下管理階層還包括水平的部門或是團隊協同合作。而這些協同合作有可能是專案類型,時間可能有長有短,合作的部門可能一兩個到四五個。這也是現代社會中每個公司不分大小職位都需要有專案管理人的角色存在。

在公司內的專案管理人的相關文章在網路上有非常多的討論,甚至有專門證照資格。但是這些專案管理人大部分是以指定地點內(例如:公司或是客戶處)或是跨疆域管理團隊。後者的管理模式會稍微和接下來要討論的遠程工作模式類似。

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再來我們以Slasify 的角度來看遠程工作的專案管理人 (Remote project manager or digital nomads) 所涉及的複雜層面。

首先不管是一般或是遠程工作的專案管理人對專案的要求都是一致的:如期、如質、如預算。

但做好遠程工作的專案管理人角色在細節就相當不一樣。我們拆分成以下幾點說明:

  • 基本能力
  • 里程(milestone)管理
  • 管理預算
  • 管理團隊
  • 管理客戶
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A. 基本能力

  • 解決問題

專案期間會發生許多大小事情。而任何小事可能最後會演變成大事。這當然需要仰賴管理人的解決能力。在解決問題中,最難拿捏的往往不是提出解決辦法而是管理人如何去控制和推動執行問題的解決。

在遠程工作中,成員可能分散於各地,不只沒有碰面機會,可能還有時差上溝通的困難。這時候管理人即相對的更加重要。如何提前發現問題並解決將考驗客戶對團隊的信賴程度。

  • 分析

相對於團隊的執行人,管理人更側重於分析思考並不是停留在事物的表象。找出根本原因(root cause)才能提出最佳對策,否則可能流於治標不治本的情形。

遠程工作的管理人必須要從細微和零碎的信息拼湊出決策的方向。當然這不可能透過電腦前閱讀文件或是程式碼就能成功。這就要仰賴以下其他能力的輔助。

  • 協調

專案管理人如同汽車軸承般驅動團隊前進,也如同引擎般掌控團隊前進快或慢。而如何讓團隊不散架朝著同樣方向常常就考驗協調的功力。協調在於凝聚團隊的目標,契合並降低團隊之間的摩擦。

遠程工作因著隊友分散各地的自然形態,隊友之間既非同公司員工,也非原本熟識夥伴,整個團隊運作需要管理人驅動著各個齒輪在對的時機轉動。自然驅使著管理人去理解各個隊友的獨特工作模式和對完成任務的規劃執行;如此在協調時可以善加運用手上資源分配和規劃。

  • 溝通

一般可能認為協調不就是溝通嗎,為什麼要特別強調。誠然,協調和溝通是一體兩面缺一不可。可是溝通並不往往就是在協調。如何理解?團隊個人可能因著語言,文化和教育不同存在著對共同目標的理解不一致(這裡有個概念:不一致並不意味著‘不對’),良好溝通可以促進團隊默契跟無形中降低協調難度。

溝通還可以分成書面和口語。好的管理人除了可以在口語上達到溝通目的,也可以在書面報告提供必要資訊來使團隊甚或是客戶理解和支持專案進度或是成果。

在Slasify 的管理工具中已經包含客製的溝通工具協助團隊運作。我們希望溝通是無時無刻可以進行的。

  • 時間管理

在專案管理中時常不同意時間擠一擠就有了的說法。為什麼呢?往大的說是專案本身有其時間限制(不理解的讀者可以參閱PMP和PRINCE2對專案的定義)。而這個時間會再細分成各個不同區間,這部分在下一節會再說明。所以往往每個改變是牽一髮而動全身。可以說管理人每天都是掐著秒錶計算時間。

所以說當管理人本身要懂得如何將完整目標時間拆分成最小任務時間,更要調配每個任務的關聯性和需求時間。

遠程工作在時間管理上一直都有很大的挑戰,這也是很少有專案特性的遠程工作團隊;可這也是Slasify 想要完成的目標。

在Slasify 的管理工具中,時間管理平台提供管理人分配任務的彈性並且團隊所有人都可以隨時獲得專案最近的進度。

  • 專業

或許有人會說專案管理什麼人都可以做。是的,專案管理人的專業程度相對於其他能力而言,是個比較難以定義的程度。專業程度包含著有形和無形的能力要求,儘管是專業證照也不一定可以如同工程師般獲得客觀的能力證明。除了本文提及的能力外,專案管理人通常在某種程度上要求有對專案目標相關的專業知識,這意味著,管理人必須要至少懂得團隊專業人士的’語言‘。

覺得相當困難是嗎?可是Slasify 相信我們可以幫助好的專案管理人打造一個挑戰性可是便利的工作環境。讓我們重新發掘工作樂趣並且享受工作的美好。

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B. 里程(milestone)管理:

  • 定義專案範圍 Scope of Work

雖然說要講清楚SOW就需要三天三夜,但我們只打算提及SOW 和里程的關聯性。這是為什麼將SOW放在里程管理的原因。好的管理人會理解SOW和里程的連接性,因為SOW在某種程度上是里程規劃的根本。而管理人的角色就相當重要在專案的準備階段就可以定義並且知道如何完成SOW。

鑒於SOW難以客觀衡量,Slasify嘗試將以里程管理來作為專案衡量基礎。這就要求管理人可以將定義好的SOW轉換成合理的里程時間並且得到客戶的同意。

  • 團隊角色定義 Roles & Responsibility

角色定義可以很好理解,特別是在團隊分工中。管理人可以招募適合的執行夥伴在要求時間內完成分配任務並且提供要求的文件或是作品。好的管理人會留意團隊的互補性外,更會一定程度的按照個人特質分配任務和要求時間。

  • 最小單位化 WBS or PBS

前面有提到時間管理,而最重要且要求的就是將專案目標拆分最小任務單位。依據專案複雜度的細分階層會有所不同,會使得可能除最下階是單人任務外,往上各階都可能是多人協作。

遠程工作管理人可以透過本文提及的能力和管理方式驅使每一階和每一個人的任務達成時間和品質,最後串連成完整專案SOW的要求。

C. 管理預算

每個專案都有三個面向:時間、品質和預算構成完整專案架構。這其中‘預算’常常被有意無意的忽視。原因不外乎;交期很急,品質要求很高,人員不夠。這雖然是最佳解的其中一種做法,但是好的專案管理人的最佳解是會將這三個面向做相同比重構成的三維來思考。這樣才會真正的將管理的思考代入。

預算在遠程工作對客戶的影響往往是‘壓垮駱駝的最後稻草’。這當然有許多考量的原因,在這裏不特別討論。可是突顯管理預算對遠程工作的專案管理人來說是個必要達成的挑戰。

同樣的在Slasify 的管理工具中已經將專案預算授權給客戶和管理人決定如何和里程控制結合的管理模式。當然,這當中也考量整個團隊的薪酬在內。而這代表這種管理模式納入專案的三個面向然後以IT的手法改善管理人頭痛的預算管理。

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D. 管理團隊

這一節開始會分享管理的技巧讓大家參考

前面提到遠程工作的團隊分散程度很高,儘管Slasify提供不同管理工具;可是團隊管理的好壞還是一定程度來自於專案管理人。

  • 執行任務的流程和文件管理 Process chart and Log

這是一項必要可是很繁瑣的工作。因應著遠程工作團隊的精簡以及專案特性,管理人要懂得化繁為簡同時讓團隊知道工作流程和細節的修改歷史歷程。

  • 定期審查團隊進度

瞭解進度並不一定意味著24小時緊迫盯人或是最後一天才來確認進度。專案管理人需要懂得張弛有度的善用不同工具和溝通來確認進度正在軌道上!

  • 討論問題清單與線上會議啟動

當管理人發現進度出問題或是專案某些細節需要團隊共同討論時最好的做法就是馬上找團隊開會。管理人在敲定開會前除了確認團隊可開會時間之外,還需要注意時差問題,特別是遠程工作的夥伴在開會時候的地點有可能是天南地北。

最後會議啟動前一天必須要提供會議要討論的項目、問題點、甚至是必要背景資料給團隊所有人。這個做法可以讓會議進行的有效率和在時間內結束。

同樣重要的是當會議結論可能會影響專案三個面向時,管理人應該將會議紀錄抄送給客戶並做討論。

  • 回顧檢討 Post Mortem

所謂的生在句中不知局。團隊隨著專案前進時往往會忽略或是不曾意識到某些小問題會影響整個專案。管理人可以在專案交接後以歷史歷程和團隊分享失敗和成功的進度或決策並且思考如果再來一次如何讓成果更好。或許相當多人覺得已經結束了還有什麼紀錄可以學習。實際上透過錯誤學習的經驗不僅可以預防錯誤發生,更可以學習以整個專案角度來思考所有事情。

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E. 管理客戶

客戶很重要。特別以遠程工作來說,更需要特別注意客戶不只重要還需要懂得管理。凡事報告、有事連絡、遇事相談是不變的準則。

當一個專案完成之後,我們可能會請專案管理人通通電話或是坐下來喝喝咖啡,聊聊專案的辛辣苦酸。當然最重要的是希望大家能夠從某個專案裡學到經驗可以應用在不同情境。你說是不是?!

簡單說明如何做好一個遠程工作的Project manager (專案管理人)到此處。如果有任何意見,歡迎告訴我們。我們下次見。

Slasify專為遠距工作而生,我們在全球超過150個國家提供薪資計算、社會保險繳納及稅務申報工作,讓企業主/人才與世界無縫接軌。我們具有服務世界百強企業的實務經驗,如您有相關需求,歡迎隨時與我們聯繫。

另外,如果你是「遠距工作者」(Remote worker),或是正在成為「遠距工作者」的路上,有任何想要進一步了解的地方,歡迎到Slasify的網站上逛逛,有任何問題,不要猶豫!都歡迎直接寫個Email給我們唷!

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