專欄觀點|疫情過後,跨國遠距工作白熱化?如何增進「職場生存力」的10種方法!
人物專訪

遠距趨勢|《遠距工作革命》讓你的遠距團隊無論在哪工作都高效又成功!

自2020年疫情爆發,為防止病毒蔓延、擴大,幾乎全球都一度被迫轉換為居家辦公模式。隨後疫苗誕生、防疫意識提升,在各國政府和人民的努力下,二年後的今天,疫情正逐漸趨緩,有些國家拿下口罩、開放邊境、員工回歸辦公室,生活仿佛正緩緩邁向至沒有疫情前的樣貌,但並非所有的事都會回到從前的樣子。

以遠距工作為例,在多少個WFH的日子裡,人們深刻體會遠距辦公為生活帶來的轉變。也許是減少每天往返公司和家中的通勤時間跟疲憊感,或有更充分的時間和家人、孩子相處,跟工作時間彈性帶來的自由。在微軟2021年的調查顯示,有73%的員工希望維持遠距或混合型辦公,2022年麥肯錫最新的報告數據也同樣得到極為相似的結果,有75%的人才偏好這樣的工作模式。

今周刊出版的《遠距工作革命》,作者Tsedal Neely不僅是哈佛工商管理學系的教授,更是遠距工作和數位轉型的專家,這本書集結她近二十年在遠距工作和跨國公司相關研究的精華,今天Slasify也特別同步整理出書中的重點,讓無論是遠距工作者或組織領導者都能從中獲益,讓我們在哪工作都能高效又成功!

為遠距團隊建立啟動步驟

實體辦公和遠距辦公不是只有員工的辦公地點不同,啟動遠距團隊組織也必須專為遠程團隊建立制度和規範,在本書Tsedal稱之為「啟動步驟」:

‧確認團隊內的所有夥伴有共同且明確的目標
‧確認團隊對每個成員的角色、職能、職責有共同理解
‧確認團隊對可運用的預算、資訊有共同理解
‧給予團隊共同的規範,並指導成員如何有效率的協作

上述啟動步驟的四要素,所有的關鍵都圍繞在「共同」,因為在啟動遠程團隊的基礎目標是「共識」。你可以想像,少了和團隊成員面對面朝夕相處的媒介,若是團隊內有人遺失了方向,或在沒有共同目標的情況宛如無頭蒼蠅的情況下運行,幾個星期、月後專案可能產生多少疏漏?因此,無論如何「設立共同目標」都應放在第一位,而且要有討論空間,讓目標明確前給成員機會反應所有的憂慮、意見和問題,領導者只需聚焦在事情的全貌上,傾聽並且做出評斷為團隊訂定目標。

在遠距團隊中,以Slasify為例,目前團隊成員約有30位上下,遍及世界各地。團隊成員除了透過公司每月招開的全體會議、mentor和buddy系統之外,在組織的共同資料庫裡也能找到其他夥伴的名字、職能及工作範疇,讓夥伴們在傳遞訊息或需要和其他部門協作的時候能找到正確的對象。

此外,專屬組織及各部門的共有資源和資訊必須存在於公司雲端系統內,以行銷部門為例,遠距辦公的時候同仁未必生活在相同時區,倘若有成員不小心沒紀錄到某個線上資源的帳號密碼,或某個媒體的聯絡資料,有建立線上資料庫並加以宣導的團隊就能避免成員把時間浪費在等待上。

啟動步驟中的最後一個要素談到了團隊制定的共同規範,Tsedal在書中引用了一個場景:現今科技發展出的線上工具和通訊軟體讓我們在遠距協作的時候能即時溝通,一個擁有六位成員的遠距團隊,其中四位成員在相同的時區,臨時起意開了一個非正式的線上會議,為隔日團隊要招開的正式會議中預定要討論的主題得到重大進展,也許他們認為這項舉動能為團隊「加分」,事實上在隔日的正式會議中另外兩位成員明顯發覺資訊不對等,並感到被屏除在外,這對向來重視「凝聚力」的遠距團隊無非是一大傷害。因此,在遠距團隊中,溝通方式也要設立常規,譬如溝通時用的工具有哪些、會議中每個人發言的時間、討論和公事相關話題的時候必須所有關係人都在現場等。

認識遠距團隊中的信任關係

「信任」是所有關係的基礎要素,在日常的辦公場景有時信任關係並非刻意建立,最基礎的「預設信任」在同事之間的互動,藉由幾句寒暄、觀察,都能對眼前的人有基礎的認識,因此較容易產生信任感。反之,遠程協作的夥伴少了見面的機會,甚至素未謀面,該如何為團隊建立信任關係便是組織最大的考驗。團隊不需100%的信任每個成員,只要做到遠程環境中,不同的合作關係裡,運用不同門檻的信任即可。作者Tsedal在《遠距工作革命》一書中例舉出幾種信任關係:

|認知信任
認知信任是從理性角度出發,可能透過同伴在專案上卓越的表現、曾就讀的學校、過去任職的公司而產生的信任感。
情感信任|
和認知信任相反,情感信任是建立在和同事之間的關係上,也許你們有共同的價值觀、彼此會互相關心、曾在工作外的活動有交集,這類的關係和友誼較為相似,也是在全遠距的環境中比較難建立的關係。
預設信任|
如前言闡述的,預設信任是由團隊日常觀察和相處建立的信任關係,通常在實體辦公中比較容易產生。
尚可的信任|
尚可的信任,換句話說只要有足夠的信任到得以跟團隊協作進行專案就行了,這類的信任大部分都仰賴認知信任。
快速信任|
在某些即時的專案裡,會臨時組成團隊協作,這時為講求速度團隊會選擇立即信任共同合作的夥伴稱之為快速信任。

透過上圖信任曲線,我們可以觀察出在遠距團隊中認知信任是可以快速被培養的,反之情感信任則需要時間積累。最重要的是團隊領導人必須釐清團隊成員中的信賴關係是上述哪一種,並檢視是否適合當前的團隊?該強化哪種關係才能讓成員更有效?在下篇文章,我們將繼續探討如何建立遠程團隊中的信任關係,以及怎麼透過數位工具打造高效能的遠距團隊。

遠距工作革命

|本書特色| 
★誠品書店外文館選書、金融時報與麥肯錫年度商業圖書獎入圍
★不朝九晚五、不去辦公室,以後我們都這樣上班!
★全球50大商業思想家之一、哈佛商學院教授暨遠距工作領域專家,
★揭示你我如何在虛擬組織中保持高檔表現,同時維繫社交生活。

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