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職涯規劃|啟動跨國遠距團隊、建立數位文化 – 遠端企業的線上入職儀式

每個新入職員工的第一天,想必和企業主一樣期待即將展開的新旅程。在實體辦公室,往往有機會實地參觀辦公環境、帶新進員工走訪各部門、向團隊的夥伴一一介紹認識,但在遠距團隊入職儀式並非如此。新進員工,甚至整個團隊可能都分別在不同國家、時區。

然而,入職儀式對組織而言,無疑是一個相當重要的啟程,根據據 CareerBuilder 和 Silkroad Technology的統計數據也顯示,有多達 10% 的員工因入職體驗不佳而離職。科技巨頭Amazon強調入職儀式是他們公司文化的一部分,稱為「First Day(第一天)。」第一天是個不斷探索、充滿新奇體驗的一天,在文章《跨國遠距團隊,如何創造屬於員工的關鍵時刻?分享Slasify的入職儀式》中,我們也討論到有些組織是怎麼將入職儀式視為「關鍵時刻」,致力創造難忘且具有意義的入職體驗給公司的新進成員,反觀,若員工初入團隊就缺乏有系統的指導可能會令人沮喪和迷惘。

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入職流程包含哪些內容?

根據每間公司的需求和文化不同,自然會有各自的入職儀式,但普遍來說也有一些適用所有團隊和組織的基本流程,倘若您正在組織新的公司或團隊、公司尚未有入職流程的SOP,Slasify將幾個要點整理出來,以下是您寄出錄取通知書給候選人後需檢查的必備入職項目:

一、公司及文化介紹

您或您的HR會向新夥伴介紹公司文化嗎?這看似容易的任務,卻是很多團隊和中小企業忽視的。每個組織文化皆不相同,讓您的新人從加入公司那刻就認識公司文化至關重要,除了安排夥伴講解,您也可以製作文化手冊幫助新人了解公司的期望,以及未來的每一天如何正確的根據公司文化採取行動。

了解公司價值、使命、願景,讓新進員工保持和公司一致的價值觀,若是遠距團隊可以怎麼做?您可以為每個新成員指派一位資深的夥伴,在入職初期定時花簡短的15 ~ 30分鐘開線上會議,聊聊公司、適應狀況,或利用NotionGoogle drive等工具,建立指南,新人能在上面找到公司的基本資料及各部門、人員的相關資料,讓他們知道有問題的時候可以向誰請教。切記,若已經花時間建置公司指南及資料,務必在一開始就清楚讓新人知道他們能在哪裡、如何使用這項資源。

延伸閱讀:為你的遠距團隊建立企業文化,成為使命和願景的實踐者!

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二、司產品及服務介紹

和公司文化一樣,認識產品和服務也是每個新進員工的首要任務之一,但市場上仍有一些公司沒有提供員工足夠的訓練和時間,草草便要新人開始執行和其他資深員工相同的任務。以致他們於內於外可能會遇到溝通不順暢、無法履行和公司發展方向一致的職責。日後若是遇到困難或犯錯,也比一般職員更容易沮喪、自信心低落,甚至可能離職,因為他們早在入職的時候便沒有機會受到更有系統的教育訓練。

企業需要注意的是,無論新進員工過去是否有同產業的經歷或專業背景,對每個新人,都少不得關於公司產品和服務的相關培訓。您可以將產品和服務知識做成教育手冊,透過視訊方式培訓員工,若是擔心不能每次都有人力訓練新人,把訓練錄製成影片供日後使用也是不錯的方法。

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三、收集勞務相關法律文件

提供人事相關的法律文件是每間公司雇用新人的必備程序,通常包含個人身分證明、僱傭合同、工作許可證、稅表或其他法律文件,每個國家和地區細節可能不同,在遠距辦公時,驗證這些文件可能會遇到問題,若沒有如實的收集必要的文件,聘雇關行等同於不存在,勞方和資方皆未受到保障。

若是您透過名義雇主(EOR)服務進行招聘,將入職儀式相關的人事服務外包給第三方人事服務商,它能為公司省下不少時間和麻煩。

無論您目前的組織規模大小,制定可靠的入職計畫都是讓壯大團隊的一項投資,如果您正考慮是否要拓展全球業務,請著手計畫您關於遠距辦公的相關知識、資源(如啟動遠距辦公的政策及措施),開始建構虛擬的入職儀式,對您的公司或員工都將是個好的開始!

關於未來遠距資料驗證解決方案,您可以看這篇《未來工作|Web3.0世界 Pt.2:區塊鏈產業應用及企業全球人才招聘解決方案

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另外,如果你是「遠距工作者」(Remote worker),或是正在成為「遠距工作者」的路上,有任何想要進一步了解的地方,歡迎到Slasify的網站上逛逛,有任何問題,不要猶豫!都歡迎直接寫個Email給我們唷!

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