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职涯规划|启动跨国远程团队、建立数位文化 —— 远端企业的线上入职仪式

每个新入职员工的第一天,想必和企业主一样期待即将展开的新旅程。在实体办公室,往往有机会实地参观办公环境、带新进员工走访各部门、向团队的伙伴一一介绍认识,但在远距团队入职仪式并非如此。新进员工,甚至整个团队可能都分别在不同国家、时区。

然而,入职仪式对组织而言,无疑是一个相当重要的启程,根据 CareerBuilder Silkroad Technology的统计数据也显示,有多达 10% 的员工因入职体验不佳而离职。科技巨头Amazon强调入职仪式是他们公司文化的一部分,称为「First Day(第一天)」。第一天是个不断探索、充满新奇体验的一天,在文章《跨国远距团队,如何创造属于员工的关键时刻?分享Slasify的入职仪式》中,我们也讨论到有些组织是怎么将入职仪式视为「关键时刻」,致力创造难忘且具有意义的入职体验给公司的新进成员,反观,若员工初入团队就缺乏有系统的指导可能会令人沮丧和迷惘。

入职流程包含哪些内容?

根据每间公司的需求和文化不同,自然会有各自的入职仪式,但普遍来说也有一些适用所有团队和组织的基本流程,倘若您正在组织新的公司或团队、公司尚未有入职流程的SOP,Slasify将几个要点整理出来,以下是您寄出录取通知书给候选人后需检查的必备入职项目:

一、公司及文化介绍

您或您的HR会向新伙伴介绍公司文化吗?这看似容易的任务,却是很多团队和中小企业忽视的。每个组织文化皆不相同,让您的新人从加入公司那刻就认识公司文化至关重要,除了安排伙伴讲解,您也可以制作文化手册帮助新人了解公司的期望,以及未来的每一天如何正确的根据公司文化采取行动。 

了解公司价值、使命、愿景,让新进员工保持和公司一致的价值观,若是远距团队可以怎么做?您可以为每个新成员指派一位资深的伙伴,在入职初期定时花简短的15 ~ 30分钟开线上会议,聊聊公司、适应状况,或利用Notion或Google drive等工具,建立指南,新人能在上面找到公司的基本资料及各部门、人员的相关资料,让他们知道有问题的时候可以向谁请教。切记,若已经花时间建置公司指南及资料,务必在一开始就清楚让新人知道他们能在哪里、如何使用这项资源。 

延伸阅读:为你的远距团队建立企业文化,成为使命和愿景的实践者!

二、公司产品及服务介绍

和公司文化一样,认识产品和服务也是每个新进员工的首要任务之一,但市场上仍有一些公司没有提供给员工足够的训练和时间,草草便要新人开始执行和其他资深员工相同的任务。以致他们于内于外可能会遇到沟通不顺畅、无法履行和公司发展方向一致的职责。日后若是遇到困难或犯错,也比一般职员更容易沮丧、自信心低落,甚至可能离职,因为他们早在入职的时候便没有机会受到更有系统的教育训练。

企业需要注意的是,无论新进员工过去是否有同产业的经历或专业背景,对每个新人,都少不得关于公司产品和服务的相关培训。您可以将产品和服务知识做成教育手册,透过视讯方式培训员工,若是担心不能每次都有人力训练新人,把训练录制成影片供日后使用也是不错的方法。

三、收集劳务相关法律文件

提供人事相关的法律文件是每间公司雇用新人的必备程序,通常包含个人身份证明、雇佣合同、工作许可证、税表或其他法律文件。每个国家和地区细节可能不同,在远距办公时,验证这些文件可能会遇到问题,若没有如实的收集必要的文件,聘雇关行等同于不存在,劳方和资方皆未受到保障。

若是您通过名义雇主(EOR)服务进行招聘,将入职仪式相关的人事服务外包给第三方人事服务商,它能为公司省下不少时间和麻烦。 

无论您目前的组织规模大小,制定可靠的入职计划都是让团队壮大的一项投资,如果您正考虑是否要拓展全球业务,请著手计划您关于远距办公的相关知识、资源(如启动远距办公的政策及措施),开始建构虚拟的入职仪式,对您的公司或员工都将是个好的开始!

关于未来远距资料验证解决方案,您可以看这篇《未来工作|Web3.0世界 Pt.2:区块链产业应用及企业全球人才招聘解决方案》

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