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遠距趨勢|《遠距工作革命》成為出色的跨國遠距團隊領導人必須知道的事!

無論是受全球性危機影響,或體認到遠距工作模式為團隊帶來的效益和成功,如今採用遠距或混合型辦公的企業和團隊是越來越多。不只西方世界,亞太區也有雇主開始評估導入遠距工作的可能性。然而,遠距工作固然有高機動性、不受國界時間限制的優點,若是團隊從領導、主管到成員都未經過「遠距化」的訓練,則可能是一場災難。

上回在《遠距工作革命》讓你的遠距團隊無論在哪工作都高效又成功!文中,Slasify摘錄了《遠距工作革命》(今周刊出本)書中的啟動遠距團隊要點,也淺談了幾種信任關係。本篇我們將延續討論作者Tsedal Neeley著作中的觀察,了解身為遠距領導人如何讓團隊維持高產出、善用數位工具溝通及發揮領導者魅力經營成功的跨國遠距團隊。

建立你的高效遠距團隊

在打造高績效團隊之前,作者建議領導人可以用學者理查‧哈克曼建立的標準來評估團隊生產力:1. 審視團隊成果 2. 促進成員個人成長 3. 提升團隊凝聚力,因為根據Neeley多年的研究顯示,以上要素無論傳統組織或遠距團隊都相當適用。

|審視團隊成果|

我們都知道建立目標在所有團隊中都是必要的,在遠距團隊裡領導者除了制定目標,還需要定義目標確保所有成員對目標有一致的理解。此外,各部門還需建立評量標準供上層檢視工作進程或成果。

|促進成員個人成長|

根據哈佛商業評論 (Harvard Business Review)的調查,有9成工作者願意犧牲23%未來所得投入有意義、能自我成長的學習或工作。因此,打造一個關心他人福祉和個人成長的團隊氛圍相當重要。

管理者可以透過問卷調查,了解組織內部成員興趣、專長等,有效指派人員合適的任務及職務,或安排教育訓練及外部學習機會,促進個體成長帶來更高的工作滿足感。

Slasify全員會議部分成員的合影。

|提升團隊凝聚力|

在遠距協作中,成員間是否有團隊意識至關重要,除培養信任關係外,建立日常社交關係也是不可缺的要素。在上個月Slasify的全員會議中,我們也將問卷結果用於組織內部軟性活動,整理出成員推薦的書籍、電影等,於正式會議前30分鐘開放茶水時間讓團隊自由加入。

|為你的遠距團隊提供必要資源|

在遠距場景中並非每個成員都有絕佳的居家辦公環境,雇主可以想想在能力所及範圍,能提供什麼支援?或許是安排軟性教育訓練,讓人才學習把家務和工作做切割,避免工作界線日漸模糊。其次,每個專業人才工作上會有不同軟件和資源需求,組織領導人需確保這些需求有被顧及到。

選對溝通方式支持你的遠距團隊

開始討論提升溝通效能前,值得注意的是遠距溝通帶來的科技疲勞。像是使用過多溝通工具:信箱、SLACK、私人What’s APP、ZOOM、Google Meet等,未經規劃的溝通媒介容易造成團隊心理負擔。跟溝通方式一樣,團隊應該選定溝通工具有哪些?每種應用程式適用何種場景也需要明確定義。

另外,很多團隊容易因為遠距會議不受場地限制,經常無上限的一個會議接著一個會議,造成團隊必須在短時間大量接收資訊和消化,產生科技疲勞現象。

|成員間的共有認知|

開啟遠距溝通時,確認團隊間有無共同預設心態或享有共同知識,才能讓對話更為順暢Slasify的CEO Calros Wang 常說文字溝通時應盡量減少「代名詞」的使用,譬如:團隊相約週五在市政府站旁常去的咖啡廳Co-working、上週剛簽下的中國客戶等,上述句子裡我們無法確認常去的咖啡廳是哪間?中國客戶那麼多是哪一個?常見使人困惑的場景還有在會議中或討論串中保持沈默代表什麼意義?該視為同意或不同意?這些都是團隊領導人要注意的溝通誤區。

|跨國團隊溝通|

Slasify是國際型的團隊,成員遍佈世界各地,至少有8種不同文化背景,在相似的跨國團隊中,領導人要明定團隊正式談話所用的語言(通常是英文),多人會議時若不小心用其他語言溝通記得向其他成員說聲抱歉,將語言分歧最小化。

此外,對於英語流利的人,管理者必須明確指出期望他們溝通時盡量降低語速、避免成為100%主導會議話語權的人,根據Neely的研究顯示,一些遠距團隊中英文流利的成員發現,若能限制自己在會議中發言的時間,可以促進話語權的平衡。反之,英語稍不流利的成員應增加會議中的發言次數,提升英語能力、參與度、能見度等。

成為出色的遠距領導人

|明辨團員間的信任關係|

遠距領導人需要對各種信任關係有足夠的認知,了解團員之間的關係和歷史,目前處在何種信任等級?並做出決策,引導各團隊培養哪種信任關係?譬如我們在第一章談到,認知信任是一種根據當事者的專業知識、學經歷建立起的信任關係,在協作某種技術型工作也許仰賴認知信任便以足夠。但當團隊發生分歧、或面對極度仰賴溝通的任務,成員間是否有情感信任便相當重要。

適當揭露自己是培養情感信任方式之一,簡單來說就是透過團員間分享關於彼此的個人訊息,雙方對彼此有更深的認識越容易喜歡對方,達到拉近團隊心理距離的作用。

|建立非正式互動的時間和活動|

接下來雇主能做的是提供人才非正式互動的舞台,以Slasify運用月會前30分鐘舉辦暖身活動為例,雇主也可以規劃線上讀書會、聚餐甚至共煮活動。(下次我們的夥伴想嘗試遠距教我們做越南菜!)每個月隨機安排成員間的1對1閒聊也是不錯的方法,

適時適當鼓勵,提升人才身份認同|

身為遠距團隊的領導人必須理解少了實體辦公室作為媒介,「領導者影響力」跟成員間建立信任關係一樣,無法靠朝夕相處自動化增長,多數流程及細節都要領導人特別留心。舉例來說,管理者平時要費心推動團隊間互相交流彼此的觀點、適時表達意見,並在接收這些資訊時保持開放態度給予正向回饋,讓成員感受到被認同,鼓勵他們日後總是主動發表看法。

遠距管理者各方面確實面臨許多挑戰,卻有機會重新改善組織結構、建構新的管理系統。在越來越遠距化的社會中更有彈性和競爭力!

遠距工作革命

|本書特色| 
★誠品書店外文館選書、金融時報與麥肯錫年度商業圖書獎入圍
★不朝九晚五、不去辦公室,以後我們都這樣上班!
★全球50大商業思想家之一、哈佛商學院教授暨遠距工作領域專家,
★揭示你我如何在虛擬組織中保持高檔表現,同時維繫社交生活。

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